(Cadn.com.vn) - Theo quy định của pháp luật, Công ty cổ phần (CTCP) phải tổ chức cuộc họp Đại hội đồng cổ đông (ĐHĐCĐ) thường niên trong thời hạn 4 tháng kể từ ngày kết thúc năm tài chính và theo đề nghị của HĐQT, cơ quan ĐKKD có thể gia hạn nhưng không quá 6 tháng kể từ ngày kết thúc năm tài chính.
Để giúp các CTCP tổ chức tốt các cuộc họp ĐHĐCĐ, giảm thiểu những khả năng tranh chấp không đáng, chúng tôi xin giới thiệu ý kiến của luật sư Lê Ngô Hoài Phong, Trưởng CN Văn phòng Luật sư Phạm và Liên Danh tại Đà Nẵng về một số lưu ý trong việc tổ chức cuộc họp ĐHĐCĐ của CTCP như sau: Một là, cần lưu ý đến thời hạn lập danh sách cổ đông (CĐ) có quyền dự họp và mục đích của nó. Khoản 1 Điều 98 Luật Doanh nghiệp 2005 có quy định: "Danh sách CĐ có quyền dự họp ĐHĐCĐ được lập khi có quyết định triệu tập và phải lập xong chậm nhất 30 trước ngày khai mạc họp ĐHĐCĐ nếu Điều lệ công ty không quy định một thời hạn khác ngắn hơn".
Tuy nhiên, về mặt thực tiễn, rất ít trường hợp CTCP lập danh sách CĐ và lập đúng với thời hạn luật định. Ngoài ra, nhiều công ty cho rằng những ai có tên trong danh sách CĐ có quyền dự họp mới được quyền dự họp nên đã xâm phạm đến quyền của các CĐ không có tên trong danh sách (ví dụ: CĐ nhận chuyển nhượng cổ phần sau ngày danh sách được lập). Công ty cần hiểu đúng mục đích của danh sách là nhằm giúp việc gửi thư thông báo được đầy đủ và chính xác chứ không phải loại trừ quyền của những CĐ không có tên trong danh sách. Hai là, cần chú trọng đến phương thức gửi thư thông báo.
Theo quy định tại Điều 100 của Luật Doanh nghiệp, "Thông báo được gửi bằng phương thức bảo đảm đến được địa chỉ thường trú của CĐ" và "Nếu công ty có trang thông tin điện tử thì thông báo mời họp và các tài liệu gửi kèm theo phải được công bố trên trang thông tin điện tử đó đồng thời với việc gửi thông báo cho các CĐ". Vấn đề đặt ra là, nếu địa chỉ thường trú của CĐ có sự thay đổi thì sẽ như thế nào và/hoặc thư bảo đảm đến đúng địa chỉ thường trú của CĐ nhưng CĐ không trực tiếp nhận hay không nhận được thông báo thì sao? Đây là vấn đề tưởng chừng đơn giản nhưng rất dễ dẫn đến tranh chấp. Do đó, cần phải hiểu rằng quy định trên của pháp luật nhằm đảm bảo tất cả CĐ phải được thông báo về cuộc họp. Như vậy, muốn tránh được các tranh chấp liên quan, công ty cần phải kiểm soát được việc tất cả các thông báo phải được gửi đến tay CĐ và phải được CĐ ký xác nhận.
(còn nữa)
Chuyên mục này có sự hợp tác về chuyên môn
của Chi nhánh Văn phòng luật sư Phạm và Liên Danh tại Đà Nẵng
Đường dây nóng hỗ trợ tư vấn: 0511.3600109; 0905102425